Política de Privacidad

En Ayentik, nos tomamos muy en serio la privacidad y protección de los datos de nuestros clientes, prospectos y de los usuarios de nuestras herramientas. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, procesamos, retenemos y eliminamos la información tanto en el uso general de nuestros servicios y plataforma, como en el caso particular de las integraciones opcionales como Slack, Google Workspace y Meta Platform Technologies, incluyendo Facebook, Messenger, Instagram y WhatsApp Business cuando sean habilitadas por el usuario o administrador.

Información General

Este documento tiene como finalidad explicar las obligaciones, derechos y responsabilidades relacionados con el tratamiento de datos personales, el funcionamiento de los servicios asociados, las medidas de seguridad y la experiencia informada de los usuarios.

• Procesos operativos: Describimos cómo se gestionan solicitudes, cuentas, integraciones, automatizaciones y comunicaciones necesarias para prestar el servicio.
• Tratamiento de datos: Explicamos qué categorías de información pueden ser tratadas y para qué finalidades.
• Seguridad y cumplimiento: Establecemos medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger la información.

Términos de Uso y Servicios de IA

El usuario se compromete a utilizar el sitio y los servicios exclusivamente con fines lícitos, respetuosos y alineados con las condiciones contratadas. Está prohibido alterar, intervenir o intentar acceder sin autorización a sistemas, servidores, bases de datos, APIs o herramientas internas.

Los servicios basados en inteligencia artificial, agentes automatizados o modelos conversacionales pueden presentar variaciones, errores o comportamientos no previstos debido a la naturaleza probabilística y evolutiva de estas tecnologías. Los resultados generados por IA deben considerarse como apoyo operativo o informativo, no como asesoría definitiva o vinculante.

• Las decisiones tomadas por el usuario con base en resultados generados por IA son responsabilidad del usuario.
• No se garantiza exactitud absoluta en respuestas, recomendaciones o funciones automatizadas.
• El servicio puede depender de proveedores y plataformas de terceros, cuyos cambios, errores o interrupciones pueden afectar la operación.
• El cliente es responsable de mantener la integridad y seguridad de las integraciones gestionadas desde su propia infraestructura.

1. ¿Qué datos recopilamos?

A. Ámbito General (Plataforma y Canales de Comunicación)

Dependiendo del uso de la plataforma, formularios, canales de mensajería (como WhatsApp o correos), facturación o soporte, podemos recopilar y procesar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación: Nombre, apellidos, razón social, correo electrónico personal o corporativo y teléfonos de contacto.
• Datos empresariales y fiscales: Razón social, RFC o identificadores fiscales, domicilio fiscal, domicilio comercial o de facturación, giro comercial y datos necesarios para emisión de comprobantes.
• Información técnica: Dirección IP, tipo de navegador, zona horaria, idioma, dispositivo, estadísticas de navegación e información de cookies.
• Datos de interacción general: Respuestas e información proporcionada en formularios, encuestas, correos electrónicos, chats de atención directa, agentes conversacionales u otras plataformas conectadas.

B. Ámbito Específico (Integración con Slack)

Únicamente si instalas y habilitas la integración opcional de Ayentik en tu espacio de trabajo de Slack, nuestra plataforma procesará los siguientes datos específicos:

• Metadatos del Workspace de Slack: ID del Workspace (Team ID), Nombre del Workspace (Team Name), ID del Canal (Channel ID), Nombre del Canal (Channel Name) e ID del usuario bot (Bot User ID) necesarios para enrutar los eventos e identificar la vinculación correcta con tu cuenta.
• Mensajes y Contenido de Texto de Slack: Contenido de los mensajes donde el bot es mencionado directamente (usando el formato @Ayentik <mensaje>) o los mensajes enviados al canal de Chat Directo (DM) con el bot de Ayentik.
• Respuestas del Asistente en Slack: Respuestas generadas por el agente de inteligencia artificial que son enviadas de vuelta a tus hilos de Slack.

C. Ámbito Específico (Meta Platform Technologies: Facebook, Messenger, Instagram y WhatsApp Business)

Únicamente si conectas, instalas o habilitas integraciones relacionadas con Meta Platform Technologies, Ayentik puede procesar datos recibidos desde Meta o enviados hacia Meta para prestar las funciones configuradas por el usuario, empresa o administrador autorizado. Esto puede incluir:

• Datos de cuenta y conexión: identificadores de cuenta comercial, identificadores de WhatsApp Business Account (WABA), identificadores de número telefónico de WhatsApp Business, identificadores de página, identificadores de usuario, nombre de perfil cuando Meta lo entregue, estado de conexión y permisos concedidos.
• Tokens y credenciales técnicas: tokens de acceso, códigos de autorización, identificadores de aplicación, webhooks, secretos o parámetros necesarios para autenticar la integración y operar la comunicación. No solicitamos ni almacenamos la contraseña de Facebook, Instagram, Messenger o Meta de ningún usuario.
• Mensajes y eventos: contenido de mensajes entrantes y salientes, tipo de mensaje, archivos multimedia cuando sean enviados o recibidos, identificadores de conversación, timestamps, eventos de entrega, lectura, errores o estado del mensaje.
• Datos de contacto del usuario final: número de teléfono, wa_id, nombre de perfil, información que el usuario final proporcione voluntariamente en la conversación y datos necesarios para dar continuidad a una solicitud, venta, soporte o atención automatizada.
• Configuración de automatización: agente asociado, reglas de atención, pausas del agente, historial operativo, logs técnicos y parámetros que permiten enrutar correctamente cada conversación al tenant, usuario o asistente correspondiente.

D. Ámbito Específico (Integraciones con Google Workspace)

Únicamente si conectas voluntariamente una cuenta de Google mediante OAuth, Ayentik puede solicitar permisos limitados para operar las funciones que actives dentro de tu agente. Los permisos actualmente utilizados pueden incluir:

• Google Drive https://www.googleapis.com/auth/drive.file: Acceso a archivos de Google Drive creados, seleccionados, abiertos o autorizados explícitamente mediante Ayentik, por ejemplo hojas de cálculo usadas para registrar leads o datos enviados por el agente.
• Google Sheets https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets: Lectura o escritura limitada sobre las hojas de cálculo que selecciones o crees desde la integración, con el fin de agregar filas o registrar información solicitada por el usuario.
• Google Calendar https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly: Consulta de la lista de calendarios disponibles para que el usuario pueda seleccionar el calendario que desea usar para reservas o citas.
• Google Calendar https://www.googleapis.com/auth/calendar.freebusy: Consulta de disponibilidad en calendarios para evitar conflictos antes de crear una reserva o cita.
• Google Calendar https://www.googleapis.com/auth/calendar.events: Creación o edición de eventos de calendario cuando el usuario, administrador o agente configurado solicita una reserva o cita.

No solicitamos acceso general a todos tus archivos de Drive para fines ajenos al servicio, ni usamos datos de Google Workspace para publicidad, venta de datos o entrenamiento de modelos de IA.

2. ¿Cómo utilizamos la información?

A. Ámbito General

Utilizamos los datos recopilados en nuestra plataforma y canales con los siguientes fines:

• Gestión del servicio: Crear cuentas, administrar usuarios, procesar solicitudes, gestionar contratos, planes, suscripciones, pagos y renovaciones.
• Soporte y postventa: Proporcionar soporte técnico, seguimiento de incidencias, notificaciones importantes y comunicaciones necesarias para la prestación del servicio.
• Obligaciones comerciales y fiscales: Emitir facturas, comprobantes, reportes y documentación legal exigida por las autoridades competentes.
• Mejora operativa: Realizar análisis internos de desempeño, métricas de uso y optimización de servicios.

B. Ámbito Específico (Integración con Slack)

• Procesamiento y Respuesta Contextual: Enrutar los mensajes recibidos de Slack al asistente de inteligencia artificial configurado en Ayentik para generar y enviar la respuesta en el mismo canal o hilo.
• Sincronización de Configuración: Permitirte elegir qué canales públicos o privados de tu espacio de trabajo de Slack pueden interactuar con el agente de IA a través de tu panel de administración.

C. Ámbito Específico (Meta Platform Technologies: Facebook, Messenger, Instagram y WhatsApp Business)

Los datos recibidos desde Meta Platform Technologies se utilizan exclusivamente para proporcionar la experiencia visible y configurada por el usuario o administrador autorizado. En particular, podemos usarlos para:

• Verificar y mantener integraciones: completar procesos de conexión, validar webhooks, autenticar solicitudes y mantener activa la comunicación con APIs de Meta.
• Enviar y recibir mensajes: procesar mensajes de WhatsApp Business, Messenger u otros canales habilitados, enrutar conversaciones al agente configurado y responder dentro del mismo canal.
• Atención, soporte y gestión comercial: registrar solicitudes, dar seguimiento a conversaciones, identificar el estado de atención, generar respuestas automatizadas y permitir intervención humana cuando esté configurada.
• Seguridad y prevención de abuso: detectar errores, duplicados, reintentos de webhook, accesos no autorizados, fallos de entrega o comportamientos que comprometan la operación.
• Cumplimiento operativo: conservar registros mínimos necesarios para demostrar configuración, consentimiento, trazabilidad técnica, auditoría interna o atención de requerimientos legales.

No usamos datos recibidos desde Meta para vender información, crear perfiles publicitarios independientes, enriquecer bases de datos de terceros, entrenar modelos públicos de IA o finalidades incompatibles con esta Política de Privacidad, los permisos concedidos y los términos aplicables de Meta.

D. Ámbito Específico (Integraciones con Google Workspace)

Los datos obtenidos mediante APIs de Google se utilizan exclusivamente para prestar la función que el usuario configuró o solicitó:

• Google Sheets: Crear una hoja autorizada, seleccionar una hoja existente accesible para la app y agregar datos en filas cuando el agente ejecuta una acción configurada por el usuario.
• Google Calendar: Listar calendarios para que el usuario elija un calendario de reservas, consultar disponibilidad y crear eventos relacionados con citas, reservas o tareas solicitadas por el usuario.
• Tokens OAuth: Mantener la conexión activa sin pedir autorización en cada uso, respetando los permisos concedidos y permitiendo revocación desde Google o desde la configuración de la integración.

Ayentik no usa datos obtenidos mediante APIs de Google para perfilar usuarios, vender información, enviar publicidad no solicitada, entrenar modelos de IA o finalidades incompatibles con los permisos concedidos.

3. Retención de Datos

A. Ámbito General

Los datos de perfil de usuario, facturación, cuentas y logs administrativos se conservarán mientras tu cuenta permanezca activa y durante los plazos mínimos exigidos por la legislación contable, fiscal y mercantil aplicable.

B. Ámbito Específico (Integración con Slack - Zero-Copy)

Nuestra política respecto a la conservación de la información transmitida mediante la integración de Slack se basa en el principio de minimización de datos (Zero-Copy):

• Mensajes e Historial de Slack: El contenido de las conversaciones de Slack no se almacena de forma permanente en nuestras bases de datos. Retenemos temporalmente el contexto conversacional del hilo activo en memoria caché solo con el fin de proporcionar continuidad y coherencia en las respuestas del asistente dentro de la conversación actual.
• Metadatos de Conexión de Slack: Los metadatos de integración (tokens de acceso OAuth xoxb, Team ID y configuraciones de canal) se conservan de forma segura mientras la integración permanezca activa para garantizar el correcto funcionamiento del bot.

C. Ámbito Específico (Integraciones con Google Workspace)

Los tokens OAuth de Google, identificadores de hojas de cálculo, nombres de hojas, identificadores de calendario, zona horaria y configuraciones necesarias se conservan mientras la integración permanezca activa en el agente. Los datos escritos en Google Sheets o Google Calendar permanecen en la cuenta de Google del usuario o de su organización, bajo sus propios controles de Google Workspace.

Cuando eliminas o desconectas una integración de Google desde Ayentik, dejamos de usar los tokens asociados. También puedes revocar el acceso directamente desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google.

D. Ámbito Específico (Meta Platform Technologies)

Los datos relacionados con integraciones de Meta se conservan únicamente durante el tiempo necesario para prestar el servicio configurado, mantener continuidad operativa, cumplir obligaciones legales o resolver incidencias técnicas. De forma general:

• Tokens y parámetros de conexión: se conservan mientras la integración permanezca activa o hasta que el usuario, administrador, Meta o una autoridad aplicable solicite su eliminación o revocación.
• Mensajes y conversaciones: pueden conservarse en el historial de la plataforma cuando sean necesarios para la operación del agente, seguimiento comercial, soporte, auditoría o continuidad de la conversación, según la configuración del tenant y el plan contratado.
• Logs técnicos y eventos: pueden conservarse por periodos razonables para seguridad, depuración, prevención de fraude, análisis de errores y cumplimiento.
• Eliminación por falta de necesidad: cuando los datos ya no sean necesarios para prestar el servicio o cuando se elimine la integración, se eliminarán, anonimizarán o desasociarán conforme a nuestros procesos técnicos y obligaciones legales.

4. Tus Derechos de Privacidad (Acceso, Transferencia y Eliminación)

A. Derechos Generales

Como usuario de Ayentik, puedes ejercer tus derechos para acceder, rectificar, cancelar u oponerte (Derechos ARCO) al uso de tus datos generales. Si deseas solicitar la baja o eliminación de tu cuenta de la plataforma, puedes hacerlo escribiendo a support@ayentik.com.

B. Acciones Específicas de Slack

Para la integración de Slack, cualquier usuario o administrador del espacio de trabajo conectado puede ejercer los siguientes controles:

• Derecho de Eliminación de Datos: Puedes solicitar la eliminación completa e inmediata de todos los metadatos, configuraciones de canal y tokens relacionados con tu workspace de Slack escribiendo a support@ayentik.com.
• Desinstalación Autónoma: Al desinstalar la app de Ayentik desde el panel de administración de aplicaciones de tu Workspace en Slack, los tokens de acceso OAuth xoxb quedan invalidados automáticamente en los servidores de Slack, suspendiendo toda transmisión de datos de inmediato.

C. Acciones Específicas de Google Workspace

Para integraciones con Google, puedes revocar el acceso en cualquier momento desde tu cuenta de Google, desde la configuración del agente o escribiendo a support@ayentik.com. Al revocar o eliminar la integración, Ayentik dejará de acceder a tus recursos de Google mediante OAuth.

D. Acciones Específicas de Meta Platform Technologies

Los usuarios, clientes o administradores autorizados pueden solicitar acceso, corrección, eliminación o revocación del uso de datos recibidos desde Meta Platform Technologies escribiendo a support@ayentik.com. La solicitud debe incluir información suficiente para localizar la integración o conversación correspondiente, por ejemplo tenant, cuenta, número de WhatsApp Business, WABA, página, correo de administrador, teléfono o identificador de conversación.

• Eliminación a solicitud del usuario: eliminaremos o desasociaremos los datos recibidos desde Meta cuando el usuario lo solicite, cuando el usuario elimine su cuenta o retire acceso, cuando Meta lo requiera, cuando la ley lo exija o cuando los datos ya no sean necesarios para prestar el servicio.
• Revocación desde Meta: puedes revocar permisos desde las herramientas de Meta, Business Manager, configuración de la app, WhatsApp Business Platform o ajustes de la cuenta correspondiente. Tras la revocación, Ayentik dejará de usar los tokens afectados.
• Desconexión desde la plataforma: si el panel de Ayentik ofrece controles de desconexión o eliminación de integraciones, el administrador puede usarlos para suspender el flujo de datos y eliminar parámetros de conexión asociados.
• Confirmación de eliminación: cuando sea técnicamente posible, responderemos con confirmación de recepción y avance de la solicitud. Algunas eliminaciones pueden requerir conservar datos mínimos por obligaciones legales, seguridad, prevención de fraude o defensa de derechos.

5. Derechos ARCO y Revocación de Consentimiento

El titular de los datos puede solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición respecto del uso de sus datos personales. También puede revocar su consentimiento cuando sea legalmente procedente y sin efectos retroactivos.

Para ejercer estos derechos, escribe a support@ayentik.com e incluye:

• Nombre completo y medio de contacto para respuesta.
• Documento o información que permita verificar la identidad del solicitante.
• Descripción precisa del derecho que deseas ejercer.
• Información que permita localizar tus datos dentro de los sistemas de Ayentik.

Los plazos de respuesta se atenderán conforme a la legislación aplicable, incluyendo la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares cuando corresponda.

6. Seguridad de la Información

A. Medidas Generales de Seguridad

Implementamos medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger la información almacenada en nuestras bases de datos:

• Uso de cifrado SSL/TLS y controles de acceso restringidos.
• Servidores y protocolos de seguridad orientados a reducir accesos no autorizados.
• Respaldos periódicos, supervisión y auditorías internas del uso del sistema.

B. Seguridad Específica en Integración con Slack

Todas las comunicaciones entre los servidores de Slack y la infraestructura de Ayentik se realizan a través de canales cifrados utilizando protocolos seguros TLS 1.2 o superior (HTTPS). Almacenamos los tokens de acceso OAuth correspondientes de forma encriptada y restringida en nuestra base de datos.

C. Seguridad Específica en Integraciones con Google Workspace

Las autorizaciones OAuth de Google se realizan mediante canales HTTPS. Los tokens y parámetros de integración se almacenan con acceso restringido y se utilizan únicamente por los procesos autorizados para ejecutar las acciones configuradas por el usuario, como agregar filas en Google Sheets o crear eventos en Google Calendar.

D. Seguridad Específica en Meta Platform Technologies

Las comunicaciones con APIs y webhooks de Meta se realizan mediante HTTPS. Protegemos tokens, secretos de aplicación, parámetros de webhook y credenciales técnicas mediante controles de acceso restringido y medidas razonables de seguridad. No debes compartir públicamente tokens, secretos, claves de API, verify tokens o credenciales relacionadas con Meta.

Si detectas una vulnerabilidad, incidente de seguridad, uso no autorizado de una integración de Meta o exposición accidental de credenciales, repórtalo de inmediato a support@ayentik.com. Investigaremos el incidente y tomaremos medidas de contención, remediación y notificación cuando proceda.

7. Transferencias de Datos y Proveedores

Los datos podrán ser compartidos únicamente cuando sea necesario para el funcionamiento del servicio, para cumplir obligaciones legales o para ejecutar operaciones solicitadas por el usuario. Esto puede incluir proveedores tecnológicos, servicios de nube, plataformas de mensajería, APIs de modelos de lenguaje grandes (como OpenAI o DeepSeek), procesadores de pago (como Stripe) y autoridades competentes cuando lo requiera la ley.

Cuando intervengan terceros, se buscará que estén sujetos a acuerdos, condiciones o lineamientos de confidencialidad y seguridad compatibles con la prestación del servicio.

7.1. Divulgación Específica Sobre Datos de Google

Uso de Google Workspace APIs

Las integraciones con Google Workspace son opcionales y solo se activan cuando un usuario o administrador autorizado conecta una cuenta de Google mediante OAuth y configura una función visible dentro de Ayentik. Los permisos solicitados se usan de la siguiente forma:

• https://www.googleapis.com/auth/drive.file: crear o acceder únicamente a archivos de Google Drive que el usuario cree, seleccione, abra o autorice explícitamente para ser usados por Ayentik.
• https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets: escribir filas, leer estructura básica o actualizar datos en la hoja de cálculo configurada por el usuario para guardar leads, reservas, formularios o información solicitada durante una conversación.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly: listar calendarios disponibles para que el usuario elija cuál será usado por el agente para reservas.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.freebusy: consultar disponibilidad antes de crear una cita o reserva, evitando traslapes de horario.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.events: crear o editar eventos relacionados con citas, reservas o tareas solicitadas por el usuario en el calendario seleccionado.

Ayentik no usa datos recibidos desde Google Workspace APIs para publicidad dirigida, venta de datos, enriquecimiento de perfiles externos, scoring crediticio, vigilancia, prospección no autorizada ni entrenamiento de modelos de IA propios o de terceros. El uso de datos de Google se limita a proporcionar o mejorar las funciones visibles y solicitadas por el usuario.

Los usuarios pueden revocar el acceso desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google o desconectar la integración desde Ayentik. Al revocar o eliminar la integración, dejamos de usar los tokens asociados y dejamos de acceder a los recursos de Google mediante OAuth.

Ayentik no vende, alquila ni transfiere datos de usuario obtenidos mediante APIs de Google a terceros con fines publicitarios, de vigilancia, de generación de perfiles o de entrenamiento de modelos de IA. Podemos compartir datos de Google únicamente en estos casos limitados:

• Cuando sea necesario para ejecutar la acción solicitada por el usuario dentro de Google, por ejemplo escribir en una hoja de cálculo o crear un evento de calendario.
• Con proveedores de infraestructura que operan bajo medidas de confidencialidad y seguridad necesarias para alojar o ejecutar el servicio.
• Cuando sea requerido por ley, orden judicial o autoridad competente.
• Con consentimiento explícito del usuario o administrador autorizado.

Si cambiamos la forma en que accedemos, usamos, almacenamos o compartimos datos de Google, actualizaremos esta política y solicitaremos el consentimiento correspondiente antes de usar esos datos para una finalidad nueva o incompatible.

7.2. Divulgación Específica Sobre Datos de Meta

Ayentik no vende, alquila ni transfiere datos recibidos desde Meta Platform Technologies a terceros para publicidad, brokers de datos, vigilancia, scoring externo, creación de perfiles no autorizados o finalidades incompatibles con esta política. Podemos compartir o procesar datos de Meta únicamente en los siguientes casos limitados:

• Con proveedores de infraestructura, hosting, seguridad, bases de datos, colas, procesamiento de mensajes o modelos de IA necesarios para operar el servicio solicitado, bajo medidas razonables de confidencialidad y seguridad.
• Cuando sea necesario para enviar o recibir mensajes mediante APIs de Meta o para ejecutar una acción configurada por el usuario o administrador autorizado.
• Cuando sea requerido por ley, autoridad competente, orden judicial, defensa de derechos o investigación de abuso, fraude o incidentes de seguridad.
• Con consentimiento explícito del usuario, cliente o administrador autorizado.

Si en el futuro modificamos sustancialmente la forma en que tratamos datos recibidos desde Meta, actualizaremos esta política y, cuando sea requerido, solicitaremos consentimiento adicional antes de usar esos datos para una finalidad nueva o incompatible.

8. Cookies y Tecnologías de Rastreo

El sitio puede utilizar cookies, web beacons u otras tecnologías similares para monitorear comportamiento de navegación, mejorar la experiencia del usuario, analizar secciones consultadas, registrar tiempos de navegación y obtener información del dispositivo, sistema operativo o navegador.

Cuando las cookies no sean estrictamente necesarias, el usuario podrá gestionar sus preferencias desde la configuración del navegador o los mecanismos que el sitio disponga.

9. GDPR y Cumplimiento Internacional

Para usuarios ubicados en la Unión Europea, el tratamiento de datos puede basarse en la ejecución de un contrato, consentimiento explícito, interés legítimo, obligación legal o protección de intereses vitales, según corresponda al caso concreto.

Además de los derechos ARCO, los usuarios europeos pueden tener derechos de portabilidad, limitación del tratamiento, derecho al olvido, objeción al procesamiento y oposición a decisiones basadas únicamente en procesamiento automatizado.

Para ejercer derechos relacionados con GDPR, contacta a support@ayentik.com. Si consideras que el tratamiento de tus datos vulnera la normativa aplicable, puedes presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente en tu país de residencia.

10. Cambios a esta Política

Esta política puede actualizarse por cambios legales, operativos, técnicos, comerciales o de seguridad. La versión vigente estará disponible en el sitio web de Ayentik.

11. Soporte y Contacto

Para consultas, aclaraciones o para ejercer cualquier derecho de eliminación de datos de conformidad con esta Política de Privacidad, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte:

• Correo electrónico: support@ayentik.com (Atención en menos de 2 días hábiles).
• Sitio web: https://app.ayentik.com.
• Soporte público: No se requiere el registro de cuentas adicionales para solicitar soporte técnico o aclaraciones respecto a tus datos.